使用财务软件进行发货记账的步骤如下：

确认发货信息

记录发货单号、发货日期、客户名称、产品名称、数量、单价等信息。

计算销售额和税额

根据产品数量和单价计算销售额，同时记录税额（如有）。

确认成本

根据产品成本计算总成本，包括直接成本（如原材料、包装）和间接成本（如人工、运输）。

收入记账

在会计系统中创建收入账户，将销售额和税额记入该账户。

成本记账

在会计系统中创建成本账户，将总成本记入该账户。

存货调整

根据发货数量，在存货系统中减少相应产品的库存数量。

结转利润

计算利润，将利润从收入账户结转到利润账户。

对账

定期核对收入、成本、存货等账户，确保账目准确无误。

编制会计分录

发出商品时，会计分录可能包括：

```

借:发出商品

贷:库存商品

```

销售实现时：

```

借:应收账款

贷:主营业务收入

应交税费-应交增值税-销项税

```

同时，结转成本：

```

借:主营业务成本

贷:库存商品

```

审批和报表统计

完成记账后，进行审批，并编制相应的报表统计，以便于管理和决策。

使用现代化工具

可以使用库存管理系统或ERP软件自动化记录发货信息，确保数据准确。

通过以上步骤，可以确保发货过程中的财务记录清晰、准确，便于后续的财务分析和决策。